Update 17-06-2020: E-mails die verstuurd worden vanuit zaken zijn nu ook te zien in de communicatie-tab van het contactdossier.
Contacten zijn personen of organisaties die geregistreerd zijn in het zaaksysteem. In relatie tot zaken zijn contacten belangrijk. Ze zijn aanvragers van zaken, kunnen betrokken zijn bij zaken en kunnen contact opnemen met jouw organisatie.
Alle informatie over een betreffend contact - bijvoorbeeld de basisgegevens, wanneer het contact voor het laatst gebeld heeft, bij welke zaken hij/zij betrokken is etc. - is terug te vinden in het contactdossier.
Welke informatie vind je in het contactdossier?
Zoals je in de afbeelding hierboven ziet bestaat een contactdossier uit vier tabbladen. We geven voor elk van de vier tabbladen een korte toelichting;
In het 'dashboard' tabblad vind je een overzicht van alle openstaande zaken die zijn aangevraagd op naam van het contact. Ook zie je een timeline, zoals je deze kent uit zaken. De timeline geeft alle contactmomenten en notities weer op zaken die zijn aangevraagd op naam van het contact.
In 'communicatie' vind je alle communicatie die is vastgelegd in de zaken waarvan het contact de aanvrager is.
Het 'timeline' tabblad geeft dezelfde informatie als de timeline in het 'dashboard' tabblad, maar biedt je ook de mogelijkheid om te filteren op zaken, contactmomenten, documenten, notities, vragen en producten en geeft je de optie om het logboek te downloaden.
'Zaken' geeft een uitgebreider overzicht van de zaken die zijn aangevraagd op naam van het contact. Je hebt de mogelijkheid om te zoeken binnen de zaken en om de zaken te filteren op status (dus bijvoorbeeld alleen de zaken die nieuw zijn, of in behandeling)
Het 'contactinformatie' tabblad geeft een overzicht van alle gegevens van het contact. Heb je de rol 'persoonsverwerker' dan is het, in het geval van een burger-contact, ook mogelijk om het BSN in te zien.