Nieuw vanaf 26 mei:
- Een PIP bericht opslaan als PDF in de documententab
- Een bericht markeren als ongelezen
1. Introductie
Inkomende en uitgaande mail, communicatie van en naar de PIP, contactmomenten en notities. Alle communicatie rondom een zaak op één plek. Dat is het doel van het menu-item 'Communicatie' in het zaakdossier.
2. Communicatie toevoegen
De communicatie-tab bevat de mogelijkheid om nieuwe communicatie toe te voegen en bestaande communicatie in te zien.
Het toevoegen van nieuwe communicatie kan via de knop 'Nieuw'
Bij het toevoegen van communicatie zijn er op dit moment vier mogelijkheden:
1. Een contactmoment vastleggen (deze mogelijkheid is er niet meer op de timeline)
2. Een notitie vastleggen (deze mogelijkheid is er niet meer op de timeline)
3. Een bericht sturen (PIP of E-mail)
2.1 Contactmoment toevoegen
Bij een contactmoment leg je de volgende gegevens vast:
- Met wie is er contact geweest?
- Via welk contactkanaal?
- Was de richting inkomend of uitgaand?
- Een omschrijving
2.2 Notitie toevoegen
2.3 Bericht sturen naar de PIP
Een bericht naar de PIP versturen is eenvoudig. Vul het onderwerp en type je bericht. Kies vervolgens voor 'versturen'. Bijvoorbeeld voor een verzoek tot aanvulling:
2.4 E-mail versturen
3. Communicatie ontvangen
3.1 Bericht ontvangen vanuit de PIP (en reageren)
Eerder hebben we een bericht verstuurd naar de PIP. De aanvrager van de zaak ontvangt hiervan een e-mail. Op de PIP ziet de aanvrager het bericht:
De aanvrager opent het bericht:
Naast het lezen van het bericht kan de aanvrager ook een reactie sturen:
De reactie komt vervolgens weer terug in de zaak (als behandelaar van de zaak ontvang je een notificatie)
Op deze manier kan er via de PIP gecommuniceerd worden met de burger. Deze manier van communiceren is veilig dus er kan op deze manier gewerkt worden met gevoelige gegevens. Zoals je ziet staat er in het linker deel van het scherm maar 1 item terwijl er 2 berichten zijn. Dat komt omdat berichten met hetzelfde onderwerp bij elkaar gegroepeerd worden (net als bij e-mail).
3.2 E-mail ontvangen (en importeren)
Hierboven heb je kunnen lezen hoe je een mail verstuurd vanuit de zaak. Maar wat gebeurt er als er een reply komt op die mail? En hoe kun je e-mails die je bijvoorbeeld in outlook hebt staan toevoegen aan de zaak? Hieronder de antwoorden.
3.2.1 Reply op een eerder verstuurde e-mail
Een reply op een eerder verstuurde mail wordt net als in outlook of gmail samengevoegd met eerdere mails met hetzelfde onderwerp (subject). Eventueel meegestuurde bijlagen worden getoond. Een bijlage kun je downloaden of opslaan in documenten (de bijlage wordt dan toegevoegd aan de documententab).
3.2.2 Reply op een eerder ontvangen e-mail
Een inkomende mail kan ook weer beantwoord worden:
3.2.3 E-mail importeren
E-mails die ontvangen zijn in bijvoorbeeld outlook en die relevant zijn voor de zaak kunnen op twee manieren toegevoegd worden aan de zaak
1. Importeren in de communicatiemodule (.msg of .eml bestanden)
De e-mail wordt dan uitgepakt en getoond in de communicatiemodule. Zie ook E-mail als bestanden toevoegen aan zaakdossier
2. Uploaden in de documententab
4. Overzicht van verschillende communicatie-items
Als er communicatie aanwezig is in de zaak dan zie je dat zo terug:
Aan de linkerkant van de communicatie vind je een lijst met communicatie-items (threads genoemd). Aan de rechterkant van het scherm is er ruimte beschikbaar om detailinformatie van een item te zien. Bijvoorbeeld van het eerder vastgelegde contactmoment:
Met de zoek en filter mogelijkheden kan snel het juiste communicatie-item gevonden worden.