Wanneer een zaak wordt afgehandeld, wordt door het zaaksysteem diverse archiefeigenschappen automatisch ingesteld, waaronder de uiterste vernietigingsdatum op basis van de ingerichte bewaartermijn. Bij de meeste zaken wordt dit automatisch ingesteld zodra je de zaak afhandelt. Er zijn ook uitzondering waarbij de uiterste vernietigingsdatum nog niet kan worden bepaald. Zo wordt de uiterste vernietigingsdatum van een aanstelling van een personeelslid bijvoorbeeld pas bepaald wanneer deze uitdienst gaat, wanneer het belang vervalt.
De beheerder kan inrichten wanneer een bewaartermijn wordt geactiveerd en op basis waarvan dit gebeurt. Wil je zoeken op zaken die binnen deze uitzondering vallen, dan kan dat met Uitgebreid Zoeken. Binnen Uitgebreid Zoeken is een aantal filters hiervoor beschikbaar:
- Brondatum archiefprocedure
- Bewaartermijn geactiveerd
