Bij het toevoegen van documenten aan het zaaksysteem, bijvoorbeeld via een scanner, komen documenten eerst in de 'Documentintake' terecht. Vanuit de Documentintake kunnen documenten toegevoegd worden aan zaken, het begin zijn van een nieuwe zaak of verwijderd worden.
In het kort: Hoe gebruik ik de Documentintake?
- Vanuit het dashboard klik op het hamburgermenu links bovenin het scherm en klik op 'Documentintake'.
- Je ziet nu een lijst met alle documenten die binnengekomen zijn in het zaaksysteem. Vink een document (of meerdere documenten) aan door het op het hokje te klikken links naast de documentnaam.
- Er verschijnen een zestal opties bovenaan de lijst documenten. Bij het selecteren van een document, zal deze links van het scherm in een splitscreen als preview getoond worden.
Naast het openen van het document kun je vanuit hier een nieuwe zaak registreren met het document, een document toevoegen aan een bestaande zaak, een document toewijzen aan een behandelaar of afdeling, het document afwijzen, het document verwijderen en de eigenschappen van het document inzien. Het document kan - eenmaal verwijderd - niet meer teruggehaald worden, dus pas goed op!
De documentintake:
Overzicht:
- Mogelijkheden documentintake
- Algemene documentintake
- Persoonlijke documentintake
- Een document aan een zaak toevoegen
- Een zaak vanuit een document starten
- Een document verwijderen
- Een document toewijzen aan iemand
- Scanstraat
- Vernieuwingsproject documentintake overzicht (2021)
Mogelijkheden documentintake
De gebruiker ziet in de documentintake alle documenten waar de gebruiker inzage rechten op heeft (zie algemene documentintake en persoonlijke). In de documentintake ziet de gebruiker:
- De titel van het document
- Wat voor een type document het is
- De datum waarop het document geüpload is
- De datum waarop het document gewijzigd is
Wanneer de gebruiker op een document klikt, worden er meerdere acties zichtbaar:
- Nieuwe zaak starten
- Toevoegen aan een zaak
- Een document toewijzen
- Een document verwijderen
- Eigenschappen tonen van een document.
- Aan de linkerkant wordt er tegelijkertijd een preview getoond. De preview wordt ondersteund op de volgende browsers:
- Chrome
- Safari
- Firefox
- Edge
Documenteigenschappen
De gebruiker kan de volgende eigenschappen van een document aanpassen in de documentintake:
- De naam van het document kan gewijzigd worden,
- De omschrijving van het document kan gewijzigd worden,
- De documentcategorie van het document kan gewijzigd worden,
- De richting van het document kan gewijzigd worden,
- De ontvangstdatum van het document kan gewijzigd worden,
- De vertrouwelijkheid van het document kan gewijzigd worden.
De gebruiker kan daarnaast ook de volgende informatie inzien van een document:
- Documentnummer
- Versie
- Soort
- Bestandsgrootte
- MD5-Hash
- Bestandsintegriteit
Algemene documentintake
Alle documenten in de documentintake zijn zichtbaar voor gebruikers met de rollen:
- Administrator,
- Zaaksysteembeheerder,
- Gebruikersbeheerder,
- Zaakbeheerder,
- Documentintaker.
Deze gebruikers hebben de mogelijkheid om te schakelen tussen de algemene documentintake (alle documenten) en de persoonlijke documentintake (de documenten op hun naam).
Persoonlijke documentintake
Gebruikers die niet de Systeemrollen 'Administrator', 'Zaaksysteembeheerder' of 'Zaakbeheerder' hebben kunnen enkel documenten zien die op hun naam staan. Zij zien dus niet de documenten van anderen en de andere zien niet de documenten van die persoon.
Behandelaren kunnen de volgende documenten zien:
- Toegewezen documenten o.b.v. rol,
- Toegewezen documenten o.b.v. specifieke behandelaar.
Klik hier voor een toelichting over toewijzen.
Een document aan de documentintake toevoegen
Los van de scanstraat kunnen documenten ook op andere manieren toegevoegd worden aan de documentintake:
- Bestanden kunnen naar de intake gesleept worden (drag and drop).
- Middels de knop 'toevoegen' kan er een bestand geüpload worden.
Een document aan een zaak toevoegen
Wanneer een document aan een bestaande zaak toegevoegd wordt kunnen verschillende instellingen opgegeven worden:
| Instelling | Omschrijving |
|---|---|
| Zaak | De zaak waaraan het document toegevoegd moet worden kan gevonden worden door te zoeken op de metadata van de zaak: Zaaktype, zaaknummer, aanvrager, etc. |
| Omschrijving | Een omschrijving van het document kan opgegeven worden |
| Richting | De richting van het document: Inkomend, Uitgaand, Intern |
| Ontvangst- of verzenddatum | Wanneer de richting als 'Inkomend' of 'Uitgaand' geselecteerd wordt zal er een kalender getoond worden waar respectievelijk de 'Ontvangstdatum' of 'Verzenddatum' opgegeven kunnen worden. |
| Zaakdocument | Wanneer een zaak geselecteerd wordt zullen hier de mogelijke zaakdocumenten weergegeven worden, zodat het document direct als dusdanig aan de zaak toegevoegd wordt. |
Voorbeeld document toevoegen aan een lopende zaak:
Een zaak vanuit een document starten
Wanneer een document met een nieuwe zaak geregistreerd moet worden zal dit op dezelfde manier gebeuren als wanneer een nieuwe zaak via de Plusknop geregistreerd wordt.
Het verschil is dat boven het registratieformulier de instellingen van het document meegegeven kunnen worden.
Dit zijn dezelfde instellingen als voor het toevoegen van een document aan een zaak:
- Richting,
- Ontvangst- of Verzenddatum,
- Omschrijving.
Het standaard contactkanaal bij het aanmaken van een nieuwe zaak in de documentintake is post.
Voorbeeld zaak starten vanuit een document:
Een document verwijderen
Een document dat uit de documentintake verwijderd wordt is permanent verwijderd.
Rechten
Normaal zien gebruikers enkel de documenten die op hun naam staan. Gebruikers met de volgende Systeemrollen kunnen alle documenten zien:
- Administrator,
- Zaaksysteembeheerder,
- Documentintaker,
- Zaakbeheerder,
- Gebruikersbeheerder.
Gebruikers die deze rollen niet hebben zien enkel de documenten die op hun naam staan. Zie inrichting scanners om te zien hoe documenten op naam gezet kunnen worden.
Een document toewijzen aan iemand
Als gebruiker kan ik documenten toewijzen aan een afdeling, of aan een directe collega.
Dit kan door een document te selecteren en rechtsboven voor de 'toewijzen' actie te kiezen waar ik de volgende opties krijg:
- Toewijzen aan een behandelaar: Specifieke behandelaar.
- Toewijzen aan afdeling: Hier maak je de keuze aan welke afdeling + rol dit document toegewezen moet worden.
Wel- en niet toegewezen documenten
Binnen de documentintake is er een mogelijkheid om te kiezen voor de volgende opties:
- Alles
- Toegewezen, alleen de vijf systeemrollen:
- Administrator,
- Zaaksysteembeheerder,
- Documentintaker,
- Zaakbeheerder,
- Gebruikersbeheerder.
- Toegewezen aan mij (middels specfieke behandelaar)
- Niet toegewezen
- Dit is de standaard filter voor de documentintaker.
Afgewezen documenten
Alle toegewezen documenten kunnen afgewezen worden. Wanneer een document afgewezen wordt krijgt de documentintaker hier een indicatie van. De documentintaker krijgt een dialoogvenster waarin de reden en behandelaar vermeld staan.
De behandelaar kan ook een toegewezen document vanuit de zaak afwijzen.
Scanstraat:
Een gescand document ontvangen
Wanneer de scanstraat en het Koppelprofiel Scanstraat ingericht zijn kunnen er documenten naar het zaaksysteem gescand worden. De scanner plaatst het document op de server en binnen enkele minuten worden deze bestanden door het zaaksysteem ontvangen, ingelezen, en komen deze in de documentenintake te staan.
In het overzicht zijn er drie mogelijke acties voor elke document:
- Een document aan een zaak toevoegen
- Een zaak vanuit een document starten
- Een document verwijderen
Inrichting scanners
De gemeente kan zelf kiezen hoe zij de opbouw van de documentnamen bewerkstelligt, zolang het uiteindelijke resultaat niet meer dan één scheidingsteken bevat.
De meest gebruikelijke inrichting is dat gebruikers inloggen op de scanner, zodat de gebruikersnaam van de scannende persoon bekend is en gebruikt kan worden voor het opbouwen van de documentnaam. Een inrichting waarbij gebruikers andere gebruikers kunnen selecteren is ook denkbaar, of een inrichting waarbij gebruikers na het inloggen nog kunnen kiezen om hun gebruikersnaam toe te voegen aan het document of niet. Het limiet hierbij is de software van de scanner/scanserver.
Documenten kunnen op naam van een gebruiker gezet worden door de documentnaam van de scan als volgt op te stellen: <gebruikersnaam><scheidingsteken><documentnaam>. Het gebruik van prefixes voor persoonlijke documenten sluit de normale werking niet uit. Wanneer een documentnaam geen scheidingsteken bevat zal het document zoals normaal voor iedereen zichtbaar zijn.
Voorbeeld
De prefix zal bij het importeren van de documenten herkend en verwijderd worden door het zaaksysteem, en het document wordt vervolgens op naam van de gebruiker gezet. Bijvoorbeeld:
- Martinus Haan scant een document in
- De scanstraat noemt dit document: mhaan-20140101.pdf
- Zaaksysteem ontvangt het document, hernoemt naar 20140101.pdf en zet het op naam van Martinus Haan
- Enkel Martinus Haan kan dit document nu zien.
Toelichting opbouw documentnaam
| Variabele | Uitleg |
|---|---|
| <gebruikersnaam> | De gebruikersnaam waarmee de gebruiker op het zaaksysteem inlogt. |
| <scheidingsteken> | De 'File username separator' die is opgegeven onder de geavanceerde opties van de zaaksysteemconfiguratie. |
| <documentnaam> | De (rest van de) documentnaam. |
Vernieuwingsproject documentintake overzicht (2021)
Als onderdeel van de vernieuwing van de Documentintake is het overzicht van documenten opnieuw ontwikkeld. Het concept hierbij is dat het documentenoverzicht op een meer generieke wijze wordt geïmplementeerd en gebruikt maakt van APIv2. Met meer generiek wordt bedoeld dat het de bedoeling is dat er op een eenduidige wijze documenten getoond kunnen worden in de oplossing. Het overzicht wordt gebruikt in de PIP, in de Documentenintake en later ook in de zaak.