Als medewerker krijg je niet alleen te maken met het openen en afhandelen van zaken. Je kunt ook zelf de initiator zijn van een zaak of een zaak namens een persoon of organisatie aanmaken.
Hoe maak ik een zaak aan?
- Vanuit het dashboard, zweef met de muis boven de + Nieuw rechts bovenin het scherm.
-
Kies voor de optie 'Zaak'.
- Voer in het verschenen tabblad in welk zaaktype gestart moet worden.
- Voer nu de verschenen velden in (verplichte velden worden weergegeven met een *).
- Klik op de blauwe knop 'Verder', de zaakregistratie zal nu starten.
Het is afhankelijk van het zaaktype hoe de zaakregistratie eruit zal zien.
Contactkanaal
In het contactkanaal wordt vastgelegd via welk kanaal de zaak geïnitieerd is. Dit kan telefonisch zijn, maar bijvoorbeeld ook via social media. Het contactkanaal kun je niet meer wijzigen zodra de zaak is aangemaakt.
Aanvrager
Bij het invullen van de aanvrager van de zaak kun je zoeken op naam, geboortedatum of adres in de zoekvelden. Het is ook mogelijk uitgebreid te zoeken door op het vergrootglas te klikken naast het zoekveld. Als je de juiste aanvrager niet direct kunt vinden, is het mogelijk deze handmatig of via een externe bevraging toe te voegen aan het zaaksysteem.
Betrokkene toevoegen
Afhankelijk van hoe het zaaktype is ingericht door functioneel beheer, kan er aan het eind van het registratieformulier een optie 'Betrokkene toevoegen' worden getoond. Als deze optie aanwezig is, is het mogelijk om één of meerdere burgers en/of organisaties als betrokkene toe te voegen aan een zaak.
Bij het toevoegen van een betrokkene kun je ervoor kiezen om deze persoon of organisatie ook gemachtigde voor de zaak te maken. De gemachtigde betrokkene ziet de zaken dan terug op zijn of haar PIP. Zie voor meer informatie ook 'Betrokkene toevoegen'.
Type ontvanger
De optie om het type ontvanger aan te geven verschijnt wanneer je bij 'Aanvrager' hebt gekozen voor 'Medewerker'. In dit veld kan worden opgegeven of het om een intern proces gaat, of dat het een externe burger of organisatie als ontvangende partij betreft. Selecteer je een burger of organisatie, dan wordt dit contact automatisch als betrokkene toegevoegd aan de zaak. Dit is handig wanneer je bijvoorbeeld als medewerker een brief wilt versturen aan een burger of bedrijf.
Zaaktype onthouden
Indien je altijd zaken registreert van hetzelfde zaaktype kun je ervoor kiezen om het zaaktype te onthouden. Dit zorgt ervoor dat dit zaaktype de volgende keer vooringevuld is. Kies in het 'Zaak aanmaken' tabblad voor 'Zaaktype onthouden'.