Update 30-07: vanaf heden worden de originele .msg bestanden ook bewaard in de documententab (deze werden voorheen in de prullenbak geplaatst).
Het kan voorkomen dat je een e-mail ontvangt in Outlook met belangrijke informatie die je zou willen toevoegen aan een zaakdossier. E-mails kunnen archiefwaardig aan een zaakdossier worden toegevoegd binnen Zaaksysteem. Zo hoef je niet apart te zoeken naar bijlages of informatie, maar heb je alles binnen handbereik in het zaakdossier.
Let op! Ook als je een e-mail zonder specifieke layout of bijlages toevoegt wordt het gehele bericht in een aparte map op het documententabblad geplaatst.
Hoe voeg je een e-mail uit Outlook toe aan een zaak?
Stap 1 - Exporteer een e-mail naar je bureaublad door het bericht vanuit Outlook naar je bureaublad te slepen, of door in de geopende mail te kiezen voor bestand -> opslaan als. Je hebt nu een zogenaamd .msg-bestand, niet archiefwaardig.
Stap 2 - Sleep dit bestand naar het internetvenster waar je Zaaksysteem hebt openstaan op het documententabblad van het betreffende zaakdossier. Natuurlijk kun je ook de knop met de 'pijl omhoog' gebruiken om het .msg-bestand op je bureaublad te selecteren voor upload.
Stap 3 - Alle elementen worden nu apart uitgepakt, en in één map geplaatst. Dit gebeurt automatisch en op de achtergrond, je kunt gewoon verder werken in het zaakdossier of ergens anders aan werken.
Stap 4 - Hierbij wordt een .PDF-bestand gemaakt van de platte tekst, de opmaak wordt er apart uitgehaald en de bijlages worden ook als aparte bestanden aan de map van deze e-mail toegevoegd. Het idee hiervan is, dat alle bestanden archiefwaardig zijn. Bovendien wordt platte tekst uit de e-mail op de timeline van het zaakdossier getoond.