In veel gevallen wordt er door meer dan een behandelaar gewerkt aan een zaak. Tijdens de behandeling is het vaak wenselijk om een kleine taak uit te zetten bij een collega. Bijvoorbeeld een advies over een beleidsdocument dat wordt opgesteld. Om dit te faciliteren is het concept 'Taken' geïntroduceerd. Een taak is vergelijkbaar met een to-do-list item en heeft ook veel weg van een checklist item. Een taak is eigenlijk een checklist item waar een deadline, omschrijving en behandelaar aan gekoppeld kan worden. Om deze reden is er ook voor gekozen om de 'Checklist' te vervangen met 'Taken'
Waar vind ik de taken?
Je vindt de taken rechts van de fase-acties in het zaakdossier.
Hoe werken de Taken?
1. Aanmaken taak
Om uit te leggen hoe taken werken gebruiken we van een zaak waarbij er een evenementenvergunning wordt aangevraagd voor het bouwen van boomhutten. Tijdens het proces blijkt het nodig om een risicoanalyse uit te voeren. Jij doet dit niet zelf, maar een collega van jou doet dit. Je wilt de zaak zelf wel graag in behandeling houden zodat je de regie kan blijven voeren. Je zet daarom een taak uit bij Bas om een risicoanalyse te maken.
Klik op 'Toevoegen' om een nieuwe taak aan te maken en geef de taak een naam (in dit geval Risicoanalyse).
Open de taak door op het '>' te klikken naast de taak.
Vul de toelichting, toewijzing en deadline in (allen optioneel). Kies vervolgens voor 'Opslaan'.
De taak is bijgewerkt en de eigenaar van de taak heeft hiervan een notificatie ontvangen.
Het bewerken van een taak gaat op dezelfde manier.
2. Afvinken en heropenen van een taak
Een taak kan afgevinkt worden door op het afvinkveld te klikken voor de taak
Een taak kan door iedereen die in de zaak kan worden afgevinkt (in de timeline wordt vastgelegd wie dat gedaan heeft). Als een taak is afgehandeld komt deze onderaan de lijst te staan.
Een taak kan heropend worden:
3. Overige dingen die goed zijn om te weten
- Taken die altijd aanwezig zijn kunnen in het zaaktype worden vastgelegd;
- Als iemand geen toegang heeft tot de zaak kan hij/zij ook de taak niet afhandelen;
- Je kunt niet naar de volgende fase als er nog een openstaande taak is.