Stel, je hebt een document bewerkt maar komt er vervolgens achter dat je niet tevreden bent met de gemaakte aanpassingen. Op dat moment hoef je het document niet nog een keer te bewerken. Je kunt namelijk het document terug zetten naar de vorige versie.
Upload je een nieuwe versie van een document, of bewerk je een document in het Zaaksysteem, dan slaat het Zaaksysteem deze versie op als nieuwe versie. Je ziet dit door het grijze icoontje in de kolom 'Gewijzigd', helemaal rechts van de documentnaam. De letter 'v' geeft aan dat er meerdere versies zijn. Het getal achter de 'v' geeft aan hoeveel versies er zijn.
Wanneer je klikt op het 'v'-icoontje, dan opent zich het 'Versiebeheer' scherm. In dit schermp zie je alle versies van het document. Wanneer je klikt op de knop 'herstellen' achter een versie, dan wordt deze versie automatisch de actieve versie van het document.
Oftewel; heb je een nieuw document toegevoegd aan een zaak, dan is dit altijd versie 1. Voeg je hetzelfde document vervolgens nog een keer toe aan dezelfde zaak dan wordt versie 1 vervangen door versie 2. Hetzelfde geldt wanneer je een .odt bestand hebt toegevoegd aan een zaak en deze vervolgens bewerkt.
Wil je versie 2 terug zetten naar versie 1, dan klik je op 'v2' en klik je op 'herstellen' achter 'Versie 1'. Er wordt nu een nieuwe versie aangemaakt , genaamd 'Versie 3'.