Vanuit een zaak kan er op verschillende manieren een e-mail worden verzonden. Zo kan er via fase-acties automatisch een e-mail worden verstuurd bij het afronden van een fase. Ook is het mogelijk om handmatig een e-mail te sturen vanuit een zaak. Hoe je dat doet, leggen we hieronder uit.
Hoe verstuur ik een e-mail?
Er zijn nu twee manieren om vanuit een zaak handmatig een e-mail te versturen:
-
Via het communicatietabblad
In het communicatietabblad van de zaak vind je alle e-mailberichten die eerder zijn verstuurd of ontvangen binnen deze zaak. Vanuit dit tabblad kun je ook een nieuwe e-mail opstellen.
Daarnaast kun je hier ook contactmomenten en notities toevoegen. Zo heb je alle communicatie rondom een zaak overzichtelijk op één plek. -
Via zaakacties
Vanuit een zaak klik je op zaakacties en kies je vervolgens voor ‘E-mail versturen’.
Er verschijnt aan de rechterkant een zijbalk met het e-mailvenster. Hier kun je eventueel een bestaand e-mailsjabloon selecteren en het type ontvanger kiezen.
Na het vormgeven van de e-mail druk je op de blauwe knop ‘Versturen’.
Wat zijn sjablonen?
Sjablonen zijn voorgeschreven e-mails die je kunt opvragen door bovenin het e-mailvenster het juiste sjabloon te selecteren. Deze sjablonen zijn van tevoren aangemaakt door een beheerder binnen jouw organisatie.
Bij het toevoegen van een sjabloon zie je vaak tekst met dubbele [[rechthoekige haken]]. Dit zijn zogeheten pre-fills: stukjes tekst die het zaaksysteem automatisch invult bij het versturen van de e-mail. Je hoeft hier zelf niets aan te veranderen.
Meerdere ontvangers of automatische adressen
Wil je de e-mail naar meerdere ontvangers sturen? Voeg deze dan toe door ze te scheiden met een komma of een puntkomma.
Het is ook mogelijk om e-mailadressen automatisch op te halen via magic_strings. Let op: hierbij moeten de e-mailadressen met een puntkomma gescheiden zijn.
Voorvertoning van e-mails
Voordat je een mail verstuurd is er de mogelijkheid om een voorbeeld van de te versturen e-mail te generen. Deze mogelijkheid is beschikbaar op alledrie de plekken waar gemaild kan worden (plusknop, fase-acties en documententab). Om een voorbeeld te genereren klik je op de knop 'Voorbeeld':
Tip
Een e-mail die als fase-actie is opgenomen, kun je ook eerder versturen. Zet hiervoor het vinkje uit en klik op de e-mail. Je kunt deze vervolgens bewerken en direct versturen.